ハイブリッドセミナーの準備で大切にしたいこと。「誰も取り残さない」ための学びメモ

こんにちは、くまです。

仕事でハイブリッドセミナーに関わるにあたり、参考になる記事を見つけました。

会場とオンラインをどうつなぐかについて、実際の開催経験をもとに具体的に紹介されています。機材の話だけでなく、参加者がどう感じるかにも目を向けているところが、分かりやすく印象に残りました。

今回は、この記事を読んで、これから自分が仕事にあたるうえで意識したいと思ったことを整理してみます。

配信するだけではない

ハイブリッドセミナーと聞くと、会場で行う講演をオンラインでも配信する、というイメージが浮かびます。

でも、参考記事を読んで気になったのは、会場とオンラインの間に生まれる「分断感」でした。

渡辺さんの記事では、参加者同士の交流を目的に含むワークショップの事例として、会場とオンラインの参加者がお互いの様子を見られるようにする工夫が紹介されています。講師とオンライン参加者がつながるだけでなく、参加者同士にも橋をかけるという考え方です。

同じ時間に、同じテーマを学んでいても、お互いの存在が見えなければ、別々の場所で進んでいるように感じるのかもしれません。

「映像を届けること」と「一緒に参加していると感じてもらうこと」は、少し違う。

私にとって、まず意識しておきたいポイントでした。

記事には、会場で準備やトラブル対応をしている間、オンライン参加者は何が起きているか分からず、不安になりやすいという話がありました。会場の様子が見えることで、状況を共有しやすくなると説明されています。

確かに、画面の向こうで何も動きがないと、「接続が切れたのかな」「まだ始まらないのかな」と気になりそうです。

仕事で関わるときには、会場内の対応だけに気を取られず、オンライン参加者への案内も忘れないようにしたいと思います。

例えば、開始が遅れる場合には、

「ただいま会場の準備を進めております。開始まで少々お待ちください」

と一言伝える。

自分が待つ側だったら、状況が分かるだけでも安心できる気がします。

もう一つ印象に残ったのが、音声の大切さです。

渡辺さんは、オンラインで長時間参加する人にとって、音声がクリアであることが重要だと述べています。また、講師の声だけでなく、会場から出た質問や意見をオンラインにも届ける難しさについても紹介しています。

会場にいると、その場の声が聞こえるので、つい「みんなにも聞こえている」と思ってしまいそうです。

でも、オンラインでは、マイクを通していない声が十分に届いていないかもしれません。

私も準備や確認をするときには、講師の声だけでなく、質問する人の声がどう届くかまで意識したいです。

質問者にマイクを使ってもらう。必要に応じて司会者が質問を言い直す。そんな対応も、事前に考えておきたいと思いました。

参考記事では、オンライン参加者がチャットに送った質問や意見を、ホストが会場に共有しています。また、画面表示や音声の調整を一人で抱え込まず、共同ホストと分担したことも紹介されていました。

会場の進行を見ながら、チャットを確認し、音声や画面も操作する。

想像するだけでも、同時に気を配ることがたくさんあります。

自分の担当業務にあたるときには、誰が何を確認するのか、困ったときに誰へ伝えるのかを、前もって整理しておきたいです。

私なりの確認メモとしては、次のような項目を残しておこうと思います。

機材の操作を覚えることに加えて、参加者の立場から考えることも大切にしたいです。

今回参考にした記事は、交流やグループワークを含むイベントの事例です。そのため、紹介されている機材構成や進め方をそのまま使うというより、自分が関わるセミナーの目的に合わせて考えていきたいと思います。

そのなかでも、「画面の向こうの参加者を忘れない」という視点は、私の仕事でも大事にしたいと感じました。

会場では分かっていることも、オンラインでは伝わっていないかもしれない。

そう立ち止まって考えることが、丁寧な準備や案内につながるのだと思います。

まだ、これから学んでいくことも多いですが、分かりやすい記事に出会えたことで、意識したいポイントが少し整理できました。

今回の学びを参考に、一つずつ確認しながら仕事にあたりたいです。